Die Artikel-Nummer
Die Erfassungszeile beginnt mit dem Eingabe-Feld für die Artikel-Nummer! Es versteht sich von selbst, dass Sie hier nur eine gültige Artikel-Nummer eingeben können, also eine Artikel-Nummer, die auch in der Artikel-Datei vorhanden ist! Abhängig vom Status des Lieferscheines und den Eingaben im Unternehmens-Stamm kann es sein, dass Sie hier „ein Problem“ vorfinden könnten:
a) kann es sein, dass der aktuell angezeigte Lieferschein schon als Sammelrechnung oder als Sofort-Rechnung oder als Lieferschein=Rechnung gedruckt wurde. In diesem Falle ist der Lieferschein gegen alle Änderungen gesperrt! Wir haben schließlich aus den Programmen Bäckerei 2003 und Bäckerei Plus! hinzugelernt … diese Rechnungen wurden bereits erstellt und im Fakturenjournal verspeichert. Was tun, wenn Sie diese Rechnung ändern? Dazu müssten Sie Stornos vergeben, Gutschriften und neue Rechnungen erstellen und an den Kunden weitergeben. Unsere Erfahrung ist, dass das alles in der Praxis dann doch nicht geschieht und in der Buchhaltung zu unentwirrbaren Problemen führen wird. Daher die Sperre. Sie können selbstverständlich einen weiteren Lieferschein dazu benutzen, einen Ergänzungsbeleg (Lieferschein=Rechnung oder Sofortrechnung) zu erstellen oder eine Gutschrift (zB mit negativen Liefermengen) anzufertigen. Auch zu Sammelrechnungen können Sie natürlich einen Korrektur-Lieferschein erstellen – nur, die Änderung eines solchen, bereits verrechneten Lieferscheines ist nicht möglich! Alle Lieferscheine, die keine Rechnung darstellen, sind natürlich änderbar und mehrfach druckbar, vorausgesetzt, die Möglichkeit b) ist nicht zutreffend.
b) Im Unternehmens-Stamm gibt es die Möglichkeit, Eingabe-Beschränkungen für alle anderen bereits gedruckten Lieferscheine, die keine Rechnungen sind, zu vergeben!
Wenn Sie wünschen, dass nur die Liefermengen nach dem Druck nicht verändert werden sollen, so können Sie mit der 2. Option bestimmen, dass solche Lieferscheine nur die Korrekturmengen und Retourmengen eingebbar oder änderbar bleiben. Praxisfall: es wird mit dem gedruckten Lieferschein geliefert und es werden vor Ort Mehr- oder Minderlieferungen vereinbart (= Korrekturmengen) oder es wird Ware zurückgenommen (Retourmengen).
Was tun, wenn Sie sich an die Artikel-Nummer für den gewünschten Artikel nicht erinnern können?
Ganz einfach. Oberhalb des Eingabe-Feldes für die Artikel-Nummer sehen Sie einen Button mit einer Lupe (= Symbol für Suchen!). Wenn Sie darauf klicken, geht ein Fenster mit einer Tabelle der Artikel auf:
Sie können hier nach Lust und Laune nach dem gewünschten Artikel suchen! Rechts in der Tabelle sehen Sie den aktuellen Grund-Preis des Kunden angezeigt. Mit Klick auf den Button [ OK ] bestätigen Sie den mit dem Tabellen-Balken ausgewählten Artikel, seine Artikel-Nummer wird ins Eingabefeld für die Artikel-Nummer eingetragen, die Artikel-Bezeichnung wird ebenfalls eingetragen und Sie kommen automatisch zum Eingabefeld für die Liefermenge! Im Falle, dass die Liefermenge für die Eingabe gesperrt ist, gelangen Sie selbstverständlich zur Korrekturmenge. Der Preis + Zeilenrabatt jedes Artikels in dieser Tabelle ist tagesaktuell! In dieser Tabelle fehlen alle inaktiven Artikel! Die pastellrot gekennzeichneten Tabellenzeilen weisen einen Artikel mit „Nichtverfügbarkeit“ für das gewählte Datum und den aktuellen Wochentag aus! (Info: der dunkelbaue Balken ist der reguläre Tabellen-Balken!)
Der selbe Artikel kann nur einmal in einem Lieferschein aufscheinen! Wenn Sie eine Artikelnummer eines Artikels, der sich bereits im Lieferschein befindet, eingeben, so werden alle Informationen aus der entsprechenden Lieferscheinzeile in der Eingabe-Zeile dargestellt. Auch ein überschriebener Preis wird so wie dargestellt gezeigt!
Die Artikel-Bezeichnung
Sie können in Bäckerei Ideal! selbstverständlich die Artikel-Bezeichnung (max. 150 Zeichen) jedes Artikels überschreiben! Der überschriebene Text gilt nur für diese eine Lieferschein-Zeile! So ein Artikel wird auf der Sammelrechnung als getrennte Zeile – mit diesem Text – ausgewiesen! So können Sie den Artikel „Hochzeitstorte“ in einem Monat 10x eingeben und die Torten-Beschriftung in der Artikel-Bezeichnung festhalten. Sie erhalten dann auf der Sammelrechnung eben 10 Zeilen mit dem Artikel und den unterschiedlichen Beschriftungen. (Natürlich ist auch der Preis entsprechend anpassbar!).
Nebenbei ein Merksatz für Sammelrechnungen: auf den verdichteten Sammelrechnungen werden nur Artikel zusammengezogen, deren Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Preis. Zeilenrabatt und sonstige Konditionen exakt gleich sind!
Wie kommt man zur Artikel-Bezeichnung? Sie können – natürlich nach Eingabe der Artikel-Nummer! – auf das Eingabefeld klicken und den gewünschten Text eingeben, kein Problem. Oder Sie kommen vom Eingabefeld für die Liefermenge mit der Tasten-Kombination Shift + TAB oder der Taste Pfeil-hoch zurück zur Artikel-Bezeichnung. Wenn die Liefermenge zur Eingabe gesperrt ist, so kommen von der Korrekturmenge her da hin.
Die Zahl der Nachkommastellen (0, 2 oder 3) für die Stück-Preise sind im Kunden-Datensatz in der Registerkarte „Preise“ einzugeben, die Nachkommastellen für die Mengen (0, 2 oder 3) finden sich im Kunden-Datensatz auf der Registerkarte „Artikel + Std-Best“ links unten. Beide werden bei Anwahl eines Kunden in der Kunden-Tabelle automatisch eingestellt!
Die Liefer-Menge
Die hier eingegebene Menge ist jene Menge, die vom Kunden bestellt wurde oder die man geplant hat, ihm zu liefern. Diese Menge wird auch im Expedit kommissioniert! Sie dient auch als Grundlage für den Backzettel (natürlich noch ohne Berücksichtigung von Eishaus- oder anderen Lager-Mengen). Falls in dieser Lieferscheinzeile nichts weiter einzugeben ist, so wird die Eingabe mit der ENTER-Taste abgeschlossen und verspeichert. Falls Sie weiter zur Korrektur-Menge wollen, so müssen Sie die PLUS-Taste (zB auf der Zehner-Tastatur) oder die TAB-Taste drücken. (Die TAB-Taste ist jene Taste, die mit zwei gegenläufigen Pfeilen [↹] links auf der Tastatur zu finden ist)
Die Korrektur-Menge
Die hier eingegebene Menge dient als Korrektur zur Liefermenge. Das heißt, wenn Sie 10 Stück Liefermenge erfasst haben und nun 5 Stück in die Korrekturmenge eintragen, so werden auf einer Sammelrechnung 15 Stück zur Verrechnung kommen. Mit der ENTER-Taste schließen Sie die Eingabe der Korrektur-Menge ab und verspeichern die Lieferschein-Zeile. Falls Sie weiter zur Retour-Menge wollen, so müssen Sie die PLUS-Taste (zB auf der Zehner-Tastatur) oder die TAB-Taste drücken. (Die TAB-Taste ist jene Taste, die mit zwei gegenläufigen Pfeilen [↹] links auf der Tastatur zu finden ist)
Die Retour-Menge
Die hier eingegebene Menge ist die Menge, die Sie vom Kunden (Fahrer, Filiale etc.) zurückgenommen haben. Für die Rechnungen und die statistischen Auswertungen sollten die Retour-Mengen unbedingt erfasst werden. Die Verrechnung der Retour-Mengen auf einer Sammelrechnung kann mehrfach beeinflusst sein.
Sie können in der Preisliste – oder auch innerhalb jeder einzelnen LS-Zeile – eine Retouren-Sperre verhängen! Zwar scheint in diesem Fall die Retour-Menge am Lieferschein auf, wird auf der Rechnung aber grundsätzlich nicht abgezogen.
Sie können auch im Kunden-Datensatz festlegen, dass dem Kunden die Retourware grundsätzlich nicht verrechnet wird: 
. Auf der Sofort-Rechnung bzw auf Lieferscheinen=Rechnung wird dieser Eintrag grundsätzlich ignoriert, in den Sammelrechnungen hingegen wird keine Retourenspalte angeführt und die Retourware auch nicht abgezogen!
Sie schließen die Eingabe der Retour-Menge mit der ENTER-Taste ab, um die Zeile zu verspeichern und in der Lieferscheinzeilen-Tabelle angezeigt zu erhalten. Auch die PLUS-Taste wirkt so!
Wollen Sie hingegen weiter, um den Preis und sonstige Konditionen einzugeben oder zu ändern, so müssen Sie die TAB-Taste drücken und gelangen zur Eingabe des Preis-Feldes.
Das Preis-Feld
Hier können Sie den Stückpreis des Artikels eingeben. Die Nachkommastellen der Preise für diesen Kunden finden sich im Kunden-Datensatz in der Registerkarte „Preise“. Mit der ENTER-Taste schließen Sie die Zeile ab und verspeichern sie. Mit der TAB-Taste gehen Sie weiter zum Zeilenrabatt-Feld. Bei Abschluß einer Zeile mit geändertem Preis / Zeilenrabatt usw. werden Sie gefragt, ob Sie diesen neuen Preis in der GRUNDPREISLISTE des Kunden verspeichern wollen oder ob diese Preis-Änderung nur für diese eine LS-Zeile gelten soll. Achtung! Damit ändern Sie die Preise in den bereits erfassten LS-Zeilen natürlich nicht! Erst künftig zu erfassende LS-Zeilen erhaltend en nun neuen Preis. Beachten Sie, dass auf verdichteten Sammelrechnungen nur LS-Zeilen mit gleichem Preis zusammengezogen werden, Sie auf einer Sammelrechnung also zumindest zwei Rechnungs-Zeilen erhalten würden, eine mit dem alten und eine mit dem neuen Preis!
Das Zeilenrabatt-Feld
Der Zeilenrabatt wird vom Gesamtpreis einer Rechnungszeile sofort abgezogen und nur der reduzierte Gesamtpreis in der Spalte „Gesamtpreis“ angedruckt. Beispiel 17 Stück Artikel x zum Einzel-Preis von 3,25 und Zeilenrabatt von 3% = 55,25 – 1,66 = 53.59 Gesamtpreis.
Die Konditionen
Das ist ein Block von 5 Checkboxen, die man mit den Pfeil-auf / Pfeil-ab Tasten durchgehen kann. Man schaltet eine der Konditionen mit der Leertaste (= Zwischnraumtaste) ein oder aus. Mit der ENTER-Taste wird die LS-Zeile verspeichert.
RB = die Retouren-Begrenzung
Die Retouren-Begrenzung schaltet man im Kunden-Datensatz – Registerkarte „Preise“ – ein und gibt dort an, welche maximalen Retourenprozente bei diesem Kunden zulässig sind. Bei Überschreitung dieses Prozentsatzes wird der über den Prozentsatz hinausgehende Wert rückbelastet. Das heißt, Ihre Kalkulation mit diesem max. Retouren-Prozentsatz ist immer richtig!!
ER = Endrabatt-Sperre
Falls Sie mit einem Endrabatt arbeiten, so können Sie denm Endrabatt für einzelne Lieferscheinzeilen sperren. Bestimmte Handelsartiken (zB Milchprodukte) können eben nicht mit in den Endrabatt einbezogen werden.
NP = Null-Preis OK!
Es gibt manche Artikel (zB Werbegeschenke, Kostproben etc.) die keinen Preis haben. Auch Kisten können ohne Preis geliefert werden, nur um die Kisten-Inventur zu unterstützen und herauszufinden, wo denn die Kisten verblieben sind. Dies ist die empfohlene Preis-Festlegung, damit man Artikel, die tatsächlich keinen Preis haben sollen, in einem eigenen Suchprogramm identifizieren kann.
RS = Retouren-Sperre
Die Retouren in einer so markierten LS-Zeile werden bei der Verrechnung nicht abgezogen! Das heiißt, dass Sie aus statistischen Gründen oder zur Überwachung Ihrer Mitarbeiter die Retouren tatsächlich erfassen (lassen), sie in den Sammelrechnungen aber nicht berücksichtigen!
AK = Aktion
Aktion (in D’land: „Angebot“). So markiert man in den Preislisten oder in der Aktions-Verwaltung jene Artikel, die für einen bestimmten Zeitraum bestimmte Artikel günstiger kaufen können. Dies spiegelt sich natürlich in den Lieferschein-Zeile wider, kann im Einzelfall hier auch eingesetzt werden. In der Sammelrechnung werden Rechnungs-Zeilen mit und ohne Aktions-Kennzeichen getrennt angeführt.