Die Rechnungsnummern in Bäckerei Ideal! sind je Geschäftsjahr durchlaufend!
Das Geschäftsjahr bestimmen Sie im Unternehmens-Stamm (Datei … 1-Unternehmens-Stamm):
TAG + MONAT des Geschäftsjahres-Beginns
Sie können den Beginn des Geschäftsjahres Ihrer Bäckerei auf jeden beliebigen Tag im Jahr einstellen (der 29. Februar ist da kein guter Tag). 01/06 ist zB der 1. Juni.
Eine Rechnungsnummer sieht zum Beispiel so aus: 26-005611 Die „26-“ vorne (der sog. „Präfix“) bedeutet das Geschäftsjahr 2026, die Rechnungsnummer innerhalb dieses Geschäftsjahres ist 5611. Mit Bäckerei Ideal! können Sie maximal 999999 Rechnungsnummern innerhalb jedes Geschäftsjahres haben! Natürlich kann es eine Rechnungsnummer 26-004711 und eine Rechnungsnummer 27-004711 geben, die beiden stören einander wegen des Präfix nicht!
Der Präfix zur Rechnungsnummer, also das Geschäftsjahr, läuft vom ersten bis zum letzten Tag des laufenden Geschäftsjahres und wird sich mit nächstem Jahr automatisch auf die im Unternehmens-Stamm festgelegt erste Rechnungsnummer zurücksetzen. Automatisch und ohne Ihr Zutun!!
Beispiel: wenn Sie Ihr Geschäftsjahr mit 01/06 festgelegt haben, so läuft das Geschäftsjahr immer vom 1. Juni des laufenden Jahres bis zum 31. Mai des nächsten Jahres. Ab ersten Juni 2026 werden alle Rechnungen bis einschließlich 31. Mai 2027 23:59 Uhr den Präfix „26-“ tragen!
Wo liegen da die Vorteile? Der erste Vorteil ist, dass Sie bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr die Rechnungen des Geschäftsjahres auf einen Blick sehen können, sie tragen den Präfix des Geschäftsjahres! Der zweite und wichtigere Vorteil ist, dass Rechnungen des Abschlusses vom Vorjahr (mit Vorjahresdatum!) sich automatisch an die Rechnungsnummern des Vorjahres anhängen und Sie keine Rechnungsnummern für Nachbuchungen und zu spät ausgestellte Rechnungen frei lassen müssen!
[x] Rechnungsnummer am Geschäftsjahres-Anfang zurücksetzen?
Diese Checkbox sollte unbedingt gesetzt bleiben und wird auch zwangsweise vom System gesetzt, damit nicht irgendwann ein Überlauf des Rechnungsnummern-Feldes passiert! Wir setzen die CheckBox automatisch, wenn Sie mit Bäckerei Ideal zu arbeiten beginnen!
Neue Rechnungsnummern beginnen bei Nr [……]
Sie geben hier an, mit welcher Rechnungsnummer Sie in jedem Geschäftsjahr beginnen wollen. Wenn Sie hier 5000 eintragen, so wird die erste Rechnungsnummer des Geschäftsjahres GJ-005001 lauten!
Letzte Rechnungsnummer (Information)
Hier sehen Sie die letzte vergebene Rechnungsnummer im System! Es ist eine reine Information, Sie können daran nichts ändern!
Wie ermittelt Bäckerei Ideal! die nächste zu vergebende Rechnungsnummer? Bäckerei Ideal! ermittelt die zuletzt im Geschäftsjahr (laut Rechnungsdatum!) vergebene Rechnungsnummer aus der FAKTURENJOURNAL-Datei und addiert dann 1 hinzu. Alle Rechnungen von Bäckerei Ideal! werden in der Fakturen-Journal-Datei abgelegt. Wenn im Mehrplatz-Betrieb gleichzeitig mehrere Rechnungsnummern zu vergeben sind, so sperrt der erste Arbeitsplatz die weiteren Rechnungsnummern-Vergaben der anderen Arbeitsplätze so lange bis die PDF-Erstellung und Verbuchung der ersten Rechnung vollständig erledigt ist. Der Druck von Rechnungen erfolgt dann ohne Sperre!